Privacybeleid

1. WIE WIJ ZIJN
“Wij”, “ons” of “onze” betekent Octo Communications, met maatschappelijke zetel te Renée Suerickx-Demarbaixstraat 9 (bus 101), 2600 Antwerpen (België) en met ondernemingsnummer BE0772320532. Wij zullen beschouwd worden als verwerkingsverantwoordelijke voor wat betreft de persoonsgegevens die wij verzamelen in het kader van uw gebruik van onze website.

Dit privacybeleid is er enkel op gericht om u informatie te verschaffen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze website. Voor verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verwijzen wij u door naar de bestaande afspraken c.q. overeenkomst hieromtrent.

Uw privacy is belangrijk voor ons. Vandaar hebben wij dit privacybeleid ontwikkeld om u meer informatie te verschaffen betreffende de verzameling, mededeling, overdracht en gebruik (“verwerking”) van de persoonsgegevens die u met ons deelt, alsook om u meer informatie te verschaffen betreffende uw rechten. Wij verzoeken u dan ook om dit privacybeleid door te nemen.

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens of u wenst een verzoek in te dienen in overeenstemming met artikel 4, gelieve dan contact op te nemen met ons via één van volgende manieren:

1. Per e-mail: naar info@octochatapp.com,
2. Per post: naar Octo Communications, Renée Suerickx-Demarbaixstraat 9 (bus 101), 2600 Antwerpen (België).

Dit privacybeleid werd laatst geüpdatet op 01/12/2022.

2. HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN EN VERZAMELEN
Persoonsgegevens worden gedefinieerd als alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Identificeerbaar verwijst naar identificators (zoals naam, identificatienummer, locatiedata, etc.) die kunnen gebruikt worden om een natuurlijke persoon rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren.

De persoonsgegevens die wij verzamelen, worden verzameld voor de volgende doeleinden:

1. Indien u gebruik maakt van het contactformulier op onze website, dan gebruiken wij uw persoonsgegevens om te kunnen antwoorden op uw verzoek, via e-mail, dan wel via telefoon.
2. Wij verwerken uw gegevens voor het beheer van ons klantenbestand.
3. Wij verwerken uw gegevens met als doel aanwerving en het verwerken van sollicitaties.
4. Indien u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, zal uw e-mailadres worden gebruikt om u onze nieuwsbrieven toe te sturen, die uitnodigingen kunnen bevatten voor evenementen, seminars, enz. die door ons worden georganiseerd.
5. Wij verwerken uw persoonsgegevens met als doel het supporteren van de website en om uw gebruikservaring te verbeteren. Dit doel strekt zich uit tot het monitoren van de veiligheid, beschikbaarheid, (performance), vermogen, en gezondheid van onze website.
6. Wij verwerken uw persoonsgegevens om de toegekende rechten op basis van de toepasselijke wetgeving af te dwingen of na te leven (zoals het instellen van of het verdedigen tegen juridische aanspraken) indien nodig. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om onze verplichtingen op basis van de toepasselijke wetgeving na te komen.

Wij verzamelen de volgende categorieën van persoonsgegevens:

1. Contactgegevens: Indien u gebruikt maakt van het contactformulier, dan wordt u gevraagd volgende informatie te verstrekken: naam, e-mailadres en persoonsgegevens die u zelf ingeeft in het vrije vak (gelieve geen gevoelige informatie, zoals gezondheidsinformatie, informatie betreffende strafrechtelijke veroordelingen, of bankrekeningnummers in te geven). Dit is informatie die rechtstreeks door u verstrekt wordt.
2. Persoonsgegevens: Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de dienstverlening en klantenbeheer.

De rechtsgronden voor het gebruik van uw persoonsgegevens zijn:

1. Contractuele grond, art. 6, (1), b) AVG : de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de afgemaakte afspraken in de arbeidsovereenkomst.
2. Toestemming, art. 6, (1), a) AVG. We hebben deze ondubbelzinnige en expliciete toestemming gekregen. U heeft te allen tijde het recht uw toestemming in te trekken. Dit zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van uw toestemming
3. Gerechtvaardigd belang, art. 6, (1), f) AVG : de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen, nl. het supporteren van onze website en het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid.

Indien de juridische basis voor de verwerking van uw persoonsgegevens uw toestemming is, dan heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Dit zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die gebeurde voor de intrekking van uw toestemming.

Indien de juridische basis voor de verwerking ons rechtmatig belang is, dan heeft u het recht om u te verzetten tegen de verwerking zoals uiteengezet in artikel 4 van dit privacybeleid.

Uw persoonsgegevens zullen enkel worden gebruikt volgens de doeleinden zoals uiteengezet in artikel 2.2.

3. BIJHOUDEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS EN VERWIJDERING
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld.

• Indien u gebruik maakt van het contactformulier op onze website, worden uw persoonsgegevens bijgehouden tot 3 jaar na het laatste contact;
• Gegevens voor het beheer van ons klantenbestand worden tot 7 jaar na afloop van de overeenkomst bijgehouden of 3 jaar indien er geen overeenkomst werd afgesloten;
• Gegevens met als doel aanwerving en het verwerken van sollicitaties worden 3 tot 5 jaar bijgehouden;
• Persoonsgegevens die worden verwerkt met als doel het supporteren van de website en het verbeteren van uw gebruikservaring op de website worden bijgehouden overeenkomstig de bewaartermijnen die u in ons Cookiebeleid kan terugvinden;
• Wij zijn evenwel gerechtigd om uw persoonsgegevens bij te houden indien dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om een juridische aanspraak in te stellen of ons te verdedigen tegen dergelijke aanspraak of voor bewijsredenen.

Boekhoudkundige gegevens kunnen mogelijks een langere bewaartermijn rechtvaardigen volgens de wettelijke bepalingen ter zake. Overige gegevens die noodzakelijk kunnen zijn voor een efficiënte naservice, dan wel toekomstige dienstverlening, worden in de mate van het mogelijke geanonimiseerd bewaard zodat deze niet traceerbaar zijn naar identificeerbaar personen.

Indien u uw toestemming intrekt of indien u zich verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens, en dergelijk verzet wordt weerhouden, dan zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen evenwel die persoonsgegevens noodzakelijk om uw voorkeur naar de toekomst toe te respecteren, bijhouden.

Wanneer de bewaring van de persoonsgegevens niet langer vereist is, zullen wij deze op een veilige manier vernietigen of verwijderden, dan wel aan u ter beschikking stellen.

4. UW RECHTEN ALS INDIVIDU
Dit artikel bevat een overzicht van uw belangrijkste rechten overeenkomstig de toepasselijke wetgeving bescherming persoonsgegevens. We hebben getracht ze op een duidelijke en leesbare manier voor u samen te vatten.

Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, stuurt u ons een schriftelijk verzoek in overeenstemming met artikel 1 van dit privacybeleid. We trachten zonder onredelijke vertraging, maar in elk geval binnen een termijn van één maand na ontvangst van uw verzoek, op uw verzoek te reageren. Indien wij in de onmogelijkheid verkeren om binnen voornoemde termijn van één maand te reageren en de termijn wensen te verlengen, of in geval wij geen gevolg zullen geven aan uw verzoek, zullen wij u daarvan in kennis stellen.

Recht op inzage
In het geval dat wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook tot bepaalde aanvullende informatie zoals omschreven in dit privacybeleid.

U heeft het recht van ons een kopie te ontvangen van uw persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben, op voorwaarde dat dit geen nadelige invloed heeft op de rechten en vrijheden van anderen. Het eerste exemplaar wordt u kosteloos bezorgd, maar wij behouden ons het recht voor om een redelijke vergoeding in rekening te brengen wanneer u om meerdere kopies verzoekt.

Recht op verbetering
Als de persoonsgegevens die wij over u bijhouden onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht om ons te verzoeken deze informatie te corrigeren, of om ons te verzoeken – rekening houdend met de doeleinden van de verwerking – te voltooien.

Recht op gegevenswissing / vergetelheid
Wanneer een van de volgende gevallen van toepassing is, heeft u het recht om – zonder onredelijke vertraging – wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen:

• De persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• U trekt uw toestemming waarop de verwerking berust in, en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Uw persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
• Wissing van uw persoonsgegevens is noodzakelijk om in overeenstemming te zijn met EU-recht of Belgisch recht;
  Er zijn bepaalde uitsluitingen op het recht op gegevenswissing. Deze uitsluitingen omvatten waar verwerking nodig is,
• Voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie;
• Om redenen van algemeen belang op het gebied van volksgezondheid;
• Met het oog op archivering in het algemeen belang, of statistische doeleinden;
• Voor het nakomen van een wettelijke verplichting; of,
• Voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen (hetgeen betekent dat de persoonsgegevens alleen door ons mogen worden opgeslagen en alleen voor beperkte doeleinden mogen worden gebruikt), indien één van de volgende elementen van toepassing is:

• U betwist de juistheid van de persoonsgegevens, gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;
• De verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;
• Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of,
• U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking, in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van ons zwaarder wegen dan die van u.
  Naast ons recht om uw persoonsgegevens op te slaan, kunnen we deze nog steeds verwerken, maar alleen:
• Met uw toestemming;
• Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering;
• Ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon; of,
• Om redenen van openbaar belang.

Vooraleer we de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens opheffen, wordt u geïnformeerd.

Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens / dataportabiliteit
Indien de verwerking van uw persoonsgegevens berust op uw toestemming, en de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, heeft u het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Dit recht is echter niet van toepassing, in zoverre dit afbreuk zou doen aan de rechten en vrijheden van anderen.

U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens, indien dit technisch mogelijk is, rechtstreeks door ons naar een ander bedrijf te laten doorzenden.

Recht van bezwaar
U heeft te allen tijde het recht om – vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen – bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, maar alleen in de mate dat de wettelijke basis voor de verwerking is dat de verwerking noodzakelijk is voor:

• De uitvoering van een taak van algemeen belang of bij de uitoefening van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is verleend;
• De behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde.
• Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wij aantoonbare gerechtvaardigde belangen voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van u.
• Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van direct marketing, ongeacht of het een aanvankelijke dan wel een verdere verwerking betreft, heeft u het recht te allen tijde en kosteloos bezwaar te maken tegen deze verwerking, ook in het geval van profilering voor zover deze betrekking heeft op de direct marketing. Indien u zo’n bezwaar maakt, zullen wij stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde.

Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening bent dat de door ons uitgevoerde verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor de gegevensbescherming. U kunt dit doen in de EU-lidstaat van uw gewone verblijfplaats, van de plaats waar u werkt of van de plaats waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. In België kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (contact@apd-gba.be), https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

5. HET VERSTREKKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN
Indien u een klant bent van ons kan het zijn dat we uw persoonsgegevens doorgeven aan leveranciers waarmee we gecontracteerd hebben om u diensten aan te bieden. Indien u een leverancier bent van ons kan het zijn dat we uw persoonsgegevens doorgeven aan onze klanten om u te contacteren.

Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan onze eventuele rechtsopvolgers en verbonden ondernemingen zoals dochter- en zusterbedrijven, voor dezelfde doeleinden als vermeld in deze Privacyverklaring. Voor sommige aspecten van onze producten en diensten werken we met derde partijen of schakelen we onderaannemers in. De doorgifte van uw gegevens gebeurt alleen voor dezelfde doelen als bij Octo Communications zelf. We zien erop toe dat zij, net zoals wij, uw gegevens veilig en respectvol beheren.

Het kan zijn dat toegang verstrekken tot uw gegevens nodig is voor wettelijke doeleinden. In dergelijk geval zullen wij genoodzaakt zijn om hieraan te voldoen. Wij mogen uw persoonsgegevens ook verstrekken indien dit nodig is om de vitale belangen van een andere natuurlijke persoon te beschermen.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan derde partijen. Onze website maakt evenwel gebruik van sociale media plugins die het mogelijk maken u te linken naar onze sociale media kanalen of die u in staat stellen om content te delen op uw sociale media kanalen. Deze sociale media kanalen zijn: LinkedIn, Facebook, Instagram. Indien u op dergelijke link klikt, kan het zijn dat de hiervoor vermelde sociale media partners persoonsgegevens verzamelen, zoals persoonsgegevens betreffende uw profiel.

Wij staan niet in voor hoe deze sociale media partners uw persoonsgegevens gebruiken. In dergelijk geval zullen zij optreden als verwerkingsverantwoordelijke. Ter uwe informatie sommen we hieronder de relevante links op (deze kunnen evenwel van tijd tot tijd veranderen):

1. LinkedIn: https://linkedin.com/legal/privacy-policy/;
2. Facebook: https://www.facebook.com/privacy/policy/;
3. Instagram: https://help.instagram.com/155833707900388/

6. DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS
Wij trachten de doorgifte en verwerking van persoonsgegevens te beperken tot landen binnen de Europees Economische Ruimte of tot landen die een passend beschermingsniveau waarborgen, equivalent aan het niveau gewaarborgd onder de AVG en dit privacybeleid. In het geval van verwerking buiten de grenzen van de Europees Economische Ruimte zullen wij u op schriftelijk verzoek verdere toelichting verschaffen.

7. COOKIES
Onze website maakt gebruik van cookies. Voor verdere informatie verwijzen wij u door naar ons cookiebeleid.

8. AANPASSINGEN AAN HET PRIVACYBELEID
Van tijd tot tijd kunnen wij wijzigingen aanbrengen aan dit privacybeleid. De meest recente versie van het privacybeleid kan altijd geconsulteerd worden op de website.